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高级秘书是怎样炼成的

一、培训对象与学制
    培训对象:企业经理助理、文员,企业在职秘书人员

培训时间;1-2天

 

二、课程教学目标、任务

通过本课程的学习,让学员明确本专业的培养目标的定位是企业秘书,掌握企业秘书主要的工作职责,把握企业秘书应该有效地辅助经理、主管,当好参谋助手的工作方向。了解并掌握企业秘书的概念、工作特征、工作职责、思维方法、工作方法、工作环境等基础理论知识;

1. 了解并熟练掌握企业秘书技能、素质、能力的要求,并能在学习、生活和工作中有意识地加以培养、锻炼和运用;

2. 通过角色扮演、企业见习等方式深化学员对企业秘书工作的理解;

3. 引导学生准确做好企业秘书尤其是经理助理、文员的角色定位,强化文秘专业意识;

4. 引导学员根据自己的实际情况学习制作企业秘书职业生涯规划。

 

三、课程收益

1. 知识(了解与掌握的)

1) 了解企业秘书的概念和工作特征;

2) 掌握企业秘书的工作职责;

3) 掌握企业秘书的思维、工作方法;

4) 了解企业秘书的工作环境;

5) 掌握企业秘书知识、技能、能力、素质结构和要求;

6) 了解企业秘书职业生涯规划。

 

2. 技能(提升的程度)

1. 正确理解本专业企业秘书尤其是部门助理、文员的角色定位;

2. 能够清晰认识并掌握企业秘书在办文、办会、办事中作为辅助者、服务者的工作职责;

3. 能够了解并运用秘书具体业务工作方法(如协调方法、督促方法、信息沟通方法、时间管理法等);

4. 能够掌握一定的人际关系技巧,正确处理好与上司、同事之间的关系,营造和谐的学习、工作环境;

5.掌握企业秘书文书写作、文书处理、会议管理、简报制作等专业技能的结构和要求,能够在学习、生活和工作中有意识地加以培养、锻炼和运用;

6.能够设计自己的秘书职业生涯规划。

 

3. 能力(培养的能力)

1) 对当前秘书现象与秘书工作本质进行批判性思考的能力;

2) 具有良好的心理发展能力,包括事物认知、知识领悟、迁移自省等能力;

3) 具有很强的学习能力;

4) 具有很强的沟通协调能力;

5) 能够将文秘知识应用于生活、工作的能力;

6) 具有较强的筹划未来的能力。

 

4. 综合素质(行为的改变要求) 

1)塑造良好的职业性格(C2-Creditable 诚信可靠)

通过对秘书角色的分析,秘书职责的理解,让学员明确:秘书是需要经常与人打交道的,所以塑造诚实、温和、开朗、大度、善解人意、含蓄、细致的职业性格是非常重要的,这一点可以通过个人素质测评以及测评后的交流来进行。

2)培养良好的服务意识(C3-Value 价值清晰)

秘书是一个辅助者、参谋者、服务者的角色,是为经理、主管提供工作服务的

3)具有强烈的工作责任心(C1- Accuracy 准确遵守)

企业是讲究效益的,作为企业的秘书人,必须要时刻为企业或直属经理、主管着想,培养学员的工作责任心,以达到工作的最佳效果。

4)培养博学多识(C2-学以致用)

    通过学生需要掌握的知识、技能、能力、素质的等内容的分析,让学员明白秘书是一个“杂家”,“书到用时方恨少”,因此要加强学习,内外兼修,从而培养其博学多才的工作前提。

5)培养人际技能(C2-实用技能)

秘书沟通协调能力非常重要,通过秘书与上司、同事关系的处理等内容的理解和情景模拟的课堂表现,强化学员人际交流意识,培养学生的人际技能。

6)培养独到见解(C4-独具匠心)

秘书虽是辅助者的角色,但在工作中必须具备创新思维,通过课堂中师生的互动,让学员充分发表自己的看法,培养学生对事物的独到见解。

7)培养勤奋努力/充分执行/工作态度(C1-言行一致)

通过标杆学习(如播放优秀秘书工作录象)突出企业秘书应该勤奋努力、态度认真,培养其充分的执行能力。

8)培养团队精神(C3-战略思考)

通过分组学习、对抗等方式培养学员具有很好的团队合作精神和换位思考能力。

9)端正职业看法(C4-Confidence 充满信心)

对企业秘书这一职业,学员有些认识上的误解,通过分析、讨论、脑力激荡等方法,端正学员的职业认识,做好职业生涯规划,对未来充满信心。

 

四、教学方法

本课程运用的教学方法主要有:

1.理论讲授法

通过理论讲授要求掌握以下内容:企业秘书概念、企业秘书工作特征、企业秘书工作职责、企业秘书工作环境、秘书工作方法等。

2.破冰法

在课堂的开始,力求使用与教学内容相关的破冰法,集中学员课堂注意力,营造快乐和谐的课堂氛围,又有助于教学内容的吸收理解。

3.案例分析法

为了便于理解和掌握本课程相关知识和技能操作等内容,教学中使用企业见习等系列案例分析,进行有针对性地印证、借鉴、对比、引申。

4.小组讨论法

对于企业秘书角色的正确定位、秘书工作职责的最佳执行、秘书工作方法选择的正确与否,秘书工作环境的如何营等内容,可以组织学生进行讨论,通过问题的讨论,可以澄清学生的一些看法,深化对问题的理解。

5.角色扮演法(情景模拟法)

在本课程的实践教学环节中,在本课程章节实操考核中,为了进一步使理论转化为实践,激发学生的学习兴趣,也为了使教学过程动化,在教学中认真设置相关情景,充分使用角色扮演法,或称为情景模拟法。

6.标杆学习法

主要是指在教学中运用优秀秘书、典范秘书的电教片,树立秘书行业标兵形象;在教学中展示学生优秀作品、作业或分析学员在活动中的杰出表现,使学员在对比中,差距中进行自我教育,不断提升自我素质。

7.专家辅导法

本课程所用的教学方法还可以根据客户具体情况设定。

六、学习方法

1.课前预习

对将要学习的内容进行初步的阅读,了解所要学习内容的着重点,并找出疑问,做好标示。

2.课堂理解

课堂认真听讲,质疑获释,加深记忆,理解课堂重点,明确本章节所要求掌握的内容。

3.小组讨论法

《文秘角色与认知》这门课程属于专业理论课程,认知性的内容特别多,除了专业理论知识的理解之外,学生还对时下企业秘书的身份问题、不正常秘书现象等存在模糊认识,所以需要采用小组讨论法或辩论法进行讨论、辨析。

4.个人作业报告

一般在讲完独立的一个章节内容之后,教师会布置一些主观思考题或实际操作题的作业,要求以口头的、书面的形式做作业汇报或成果展示。在完成作业的过程中,学生就有一个思考、积累、表述或表演的过程,这个过程就是学习。

5.角色扮演法(情景模拟法)

角色扮演中在策划、模拟、排练中对于文秘专业知识的理解、技能的操作、能力素质的提高都会有相当的进步。

本课程学生的学习方法因人而异,教师可做多种学习方法的介绍和引导

七、课程教学评估与考核

1.教师评估与考核

1) 教学准备情况--教案、课件、其他材料;

2) 教学出勤率;

3) 学生对课堂满意度(座谈会、网上测评);

4) 学员对教学服务满意度;

5) IPO教学法使用的熟练程度;

2.学生评估与考核

1) 个人和小组报告( 随堂练习、提问)

2) 课堂出勤率;

3) 个人行为观念改变评估表;

4) 学员个人素质测评;

5)综合能力评估。

3.教学评估

1) 教学过程督导:常规检查、听课;

2) 学员个人行为观念改变评估报告;

3) 通过多方反馈以确定教学满意度;

4) 课程教学任务或目标达成率;

5) 教学计划达成率。

 

课程大纲:

第一章  企业秘书的概念和特征、作用

1. 理解企业秘书的概念;

2. 掌握企业秘书的特征;

3. 了解企业秘书的作用。

主要内容:

1.你是如何理解秘书的特征?

2.请你把自己设计为企业秘书的形象。

 

第二章 企业秘书的工作职责

1. 日常事务;

2. 文书处理;

3. 文件管理;

4. 辅助上司;

5. 商务接待;

6. 活动组织;

7. 其他事务。

 

第三章  企业秘书的思维、工作方法

1.企业秘书的思维方法;

2.企业秘书的工作方法。

第四章  秘书工作的环境

1.秘书工作硬环境的营造;

2.秘书工作软环境的营造。

 

第五章  企业秘书知识、技能、素质、能力的要求

1. 企业秘书所需的知识要求;

2. 企业秘书所需的技能要求;

3. 企业秘书所需的素质要求;

4. 企业秘书所需的能力要求。

 

第六章   企业秘书职业生涯规划

1. 职业生涯规划的含义和意义;

2. 目前企业秘书行业的职业形势;

3. 高级秘书职业生涯规划;

4. 生学习制作个人生涯规划。



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